Datenschutzerklärung OeAD (inkl. Europass Mobilitätsdatenbank)

Version: 12.01.2021

Dem OeAD ist es ein besonderes Anliegen, alle personenbezogenen Daten, welche Sie uns anvertrauen oder wir erfassen, zu schützen und sicher zu verwahren. In diesem Dokument erfahren Sie mehr darüber, wie und wofür wir Ihre Daten verwenden und verarbeiten. Wir stellen technisch und organisatorisch sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern eingehalten werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt wie jeder Bereich einer Organisation einer kontinuierlichen Veränderung, Anpassung und Verbesserung. Es kann daher auch zu Adaptierungen in diesem Dokument kommen. Sämtliche Anpassungen werden selbstverständlich an dieser Stelle allen Interessent/innen und von Datenanwendungen Betroffenen öffentlich zugänglich gemacht. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die vorliegende Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen durchzusehen.

1. Allgemeine Rechtsgrundlagen
2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
3. Einwilligung und Recht auf Widerruf
4. Ihre Rechte
5. Allgemeines zu unseren Online-Services (Websites, Newsletter, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung)
6. Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse
7. Nutzung des Newsletter-Services
8. Elektronische Kommunikation (Webinare, Web-Meetings, Telefon und Videokonferenzen), elektronische Umfragen
9. Bestellung und Versand von Druckwerken
10. Anmeldung zu Veranstaltungen
11. Online-Service "Europass Mobilitätsnachweis"

1. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung), insbesondere:

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG

Datenschutzgesetz (DSG)

Telekommunikationsgesetz (TKG)

Forschungsorganisationsgesetz (FOG)

OeAD-Gesetz (OeAD-G)

BESCHLUSS (EU) 2018/646 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 18. April 2018 über einen gemeinsamen Rahmen für die Bereitstellung besserer Dienste für Fertigkeiten und Qualifikationen (Europass) und zur Aufhebung der Entscheidung Nr. 2241/2004/EG

2. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

3. Einwilligung und Recht auf Widerruf

3.1 Einwilligung

Ist für die Verarbeitung Ihrer Daten Ihre Einwilligung notwendig, verarbeiten wir diese erst nach Vorliegen Ihrer Einwilligung.

3.2 Minderjährige Personen

Grundsätzlich verarbeiten wir keine Daten minderjähriger Personen aufgrund von Einwilligungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Mit Ihrer Nutzung unserer Online-Services (Website, Newsletter, Veranstaltungsanmeldung) bestätigen Sie, dass Sie das 14. Lebensjahr vollendet haben oder die Zustimmung Ihres gesetzlichen Vertreters/Ihrer gesetzlichen Vertreterin vorliegt.

3.3 Widerruf

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit unter folgender E-Mail-Adresse widerrufen: datenschutz@oead.at. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden durch einen Widerruf ebenfalls nicht eingeschränkt.

Cookies und Tracking können durch Ihre entsprechenden Browser-Einstellungen geblockt oder über unserer Website gemäß Punkt 6.4 widerrufen werden.

4. Ihre Rechte

4.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung, Beschwerde und Datenübertragbarkeit

Sie haben gegenüber dem OeAD als Verantwortlichen jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder anderweitige Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten bestehen, haben Sie das Recht auf Löschung dieser Daten. Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, so haben Sie das Recht auf Widerruf (siehe Abschnitt 3.3.) Erfolgt die Verarbeitung aus öffentliche Interesse oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des OeAD oder Dritter, so haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie gegebenfalls das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit (falls die Verarbeitung aufgrund Einwilligung oder Vertragsabwicklung beruht) sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).

4.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte

Wenden Sie sich zur Inanspruchnahme eines der genannten Rechte bitte an uns unter datenschutz@oead.at oder schreiben Sie an: OeAD-GmbH, z. Hd. Datenschutzbeauftragter Mag. Christian Pichler-Stainern, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien.

Eine Beschwerde an die Datenschutzbehörde richten Sie bitte direkt an die oben genannte Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde.

5. Allgemeines zu den Online-Services (Websites, Newsletter, elektronische Kontaktaufnahme, Veranstaltungsanmeldung

5.1 Freiwilligkeit der Offenlegung Ihrer Identität

Sie können unser Online-Angebot grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität nutzen. Wenn Sie allerdings eine Anfrage über unser Kontaktformular oder per E-Mail stellen, Informationsmaterial anfordern, sich für einen unserer Newsletter registrieren oder sich zu einer Veranstaltung anmelden, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und nach anderen persönlichen Informationen wie Ihrer E-Mail-Adresse. Diese personenbezogenen Daten benötigen wir zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, zur Übermittlung von Informationsmaterial, zum Versand unserer Newsletter und zur Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen. Ebenso müssen wir Daten zum Nachweis unserer Tätigkeit insbesondere gegenüber unseren Auftraggebern (Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, BMBWF, Europäische Kommission, Austrian Development Agency u. a.) sowie für die allfällige Geltendmachung von Ansprüchen speichern. Nähere Angaben finden Sie in den jeweiligen Abschnitten zu den einzelnen Online-Services.

5.2 Maßnahmen zur Datensicherheit

Um Ihre übermittelten Daten bestmöglich zu schützen, nutzen wir für unsere Online-Services eine SSL-Verschlüsselung (HTTPS:-Protokoll). Sie erkennen derart verschlüsselte Verbindungen an dem Schloss-Symbol und dem Präfix "https://" in der Adresszeile Ihres Browsers. Sämtliche Daten, welche Sie an unsere Website übermitteln - etwa bei Anfragen, An- und Abmeldungen zu Newslettern oder bei Veranstaltungsanmeldungen - können dank SSL-Verschlüsselung nicht von Dritten gelesen werden.

Wenn Sie eine Anfrage per E-Mail senden, müssen wir darauf hinweisen, dass die Übermittlung per E-Mail aufgrund des technischen Aufbaus des Internets möglicherweise unsicher sein kann und dass unter Umständen Dritte unbefugt diese Nachricht lesen können. Sie müssen daher selbst die Verantwortung für die Wahl dieses Kommunikationsmediums übernehmen. Wenn Ihr E-Mail-Provider diese Möglichkeit bietet, können E-Mails zwischen Ihrem E-Mail-Provider und unserem E-Mail-Server mittels TLS verschlüsselt übertragen werden.

6. Website: Cookies, Tracking Tools sowie Web-Analyse

6.1 Allgemeines zur Datenerhebung

Auf unseren Internetplattformen kommen Cookies, Web Beacons sowie die Anlaysesoftware Matomo zum Einsatz. Weiters werden die IP-Adresse des Geräts , von welchem Sie auf unsere Websites zugreifen, samt Datum und Uhrzeit des Zugriffs und die aufgerufenen Seiten ("Server-Logs") für die Dauer von drei Tagen gespeichert, um etwaige Angriffe oder Unregelmäßigkeiten bzw. auftretende Fehler zu analysieren.

6.2 Cookies

Cookies sind kleine Textdateien und dienen dazu, die Darstellung der Website auf Ihrem Gerät zu optimieren, wiederholte Aufrufe unserer Website zu erkennen sowie die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer/innen unserer Website zu ermitteln. Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie ein, dass wir Cookies setzen. Sie können in Ihren Browsereinstellungen die Annahme von Cookies verweigern. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Browser-Herstellers und den Informationen unter Punkt 6.4. Wenn Sie sich gegen Cookies entscheiden, kann die Funktionalität unserer Website eventuell eingeschränkt werden. Einige Cookies bleiben zur Wiedererkennung eines erneuten Besuchs unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

Unsere Cookies-Arten:

• Erforderlich - Diese Cookies gewährleisten grundlegende Funktionen unserer Website. Damit können Ihnen bevorzugte Einstellungen bei einem erneuten Besuch zur Verfügung gestellt werden. Ferner tragen Sie zur sicheren Nutzung unserer Website bei. cookieconsent_status_new - enthält die Informationen, inwieweit der Nutzer die Verwendung von Cookies bestätigt hat.
• Statistik - Mit Hilfe dieser Cookies können wir die Verwendung unserer Website analysieren. Diese helfen uns, die Funktionalität unserer Website ständig zu verbessern.
  _pk_ses.* - speichert die aktive Sitzung eines Users für statistische Auswertungen über die Websitenutzung (gespeichert für 30 min)
  _pk_id.* - speichert, für statistische Auswertungen über die Websitenutzung, folgende Details zum Besucher: Besucher-ID, Zeitpunkt der Cookie-Erstellung, Anzahl der früheren Besuche, aktuelle Zeit sowie Zeitpunkt des letzten Besuchs. (gespeichert für 13 Monate)

6.3 Web Beacons, Tracking und Webanalyse

Wir verwenden die Software Matomo, um Analysen zur Nutzung unserer Websites zu erstellen. Mit dieser Software können wir das Online-Verhalten in Bezug auf Zeit, geografische Lage, Art und Betriebssystem des verwendeten Geräts (PC, Laptop, Tablet, Handy), verwendeter Browser und Nutzung der Webseiten analysieren. Dadurch können wir das Informationsangebot für die Benutzer/innen sowie die Ansicht auf verschiedenen Geräten (PC, Laptop, Tablet, Handy) und Browsern optimieren. Diese Information werden über Cookies (siehe Punkt 6.2) und Web Beacons gesammelt. Web Beacons sind kleine Grafiken auf Websites, die eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdateien-Analyse ermöglichen, die für statistische Auswertungen verwendet werden. Die dadurch erzeugten Informationen werden lediglich auf unseren Server übertragen und zu Analysezwecken dort gespeichert. Es werden nur die ersten sechs Stellen der IP-Adresse gespeichert, wodurch lediglich eine ungefähre Lokalisierung nach Regionen möglich ist. Diese anonymisierten Daten werden nicht mit weiteren personenbezogenen Daten verbunden. Die Informationen über Ihre Benutzung unserer Websites werden nicht an Dritte weitergegeben.

6.4 Widerspruch gegen Tracking

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung Ihrer Besucher/innen-Daten nicht einverstanden sind, können Sie dies mit der folgenden Option jederzeit deaktivieren. In Ihrem Browser wird dazu ein Matomo-Deaktivierungs-Cookie abgelegt.

Widerspruch

6.5 Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 DSGVO, insbesondere aufgrund Ihrer Einwilligung durch Bekanntgabe von personenbezogenen Daten sowie gemäß Absatz 1 Buchstabe f aufgrund unseres berechtigten Interesses, unsere Webseite sicher und stabil zu betreiben, zur inhaltlichen und technischen Verbesserung unserer Webseite die Nutzung statistisch nachvollziehen und andere, inhaltlich einschlägige oder von uns betriebene soziale Medien einbinden zu können.

7. Nutzung des Newsletter-Services

7.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, An- und Abmeldung, Zweckbindung

Sie können sich auf unseren Websites für einen oder mehrere unserer Newsletter anmelden. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung ersucht werden. Wir benötigen jedenfalls Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Einwilligung zum Bezug des/der Newsletter/s. Ohne die Bekanntgabe dieser Daten ist die Übermittlung unserer Newsletter nicht möglich. Um Sie zielgerichtet mit Informationen zu versorgen, ist es außerdem notwendig, dass Sie wählen, ob Sie sich als Vertreter/in einer Institution oder als Privatperson anmelden. Für Institutionsangehörige erheben und verarbeiten wir den Namen Ihrer Institution sowie freiwillige Angaben zu Ihrer Funktion und Abteilung. Sollten Sie unsere Printprodukte erhalten wollen, benötigen wir außerdem Ihre Postanschrift. Um Sie gezielt zu Veranstaltungen einladen zu können, die für Sie relevant sind, können Sie Ihre Themeninteressen angeben.

Sie können sich von unseren Newsletter-Angeboten abmelden, indem Sie in unserem Abo-Service-Bereich hier selbst die Abmeldung vornehmen oder den Abmelde-Link am Ende unserer Newsletter anklicken.

7.2 Interne Kennzeichnungen

Der OeAD wird gegebenenfalls Ihrem Datensatz aufgrund Ihrer Institutionszugehörigkeit interne Zuordnungen zu Zielgruppen hinzufügen (z.B. Gremien, Institutionen im Bildungssektor). Dies geschieht aufgrund unseres berechtigten Interesses, Sie im Sinne des OeAD-Gesetzes gezielt mit für Sie relevanten Informationen über die Services des OeAD versorgen zu können. Sie können auch diesbezüglich Ihre Rechte gemäß Abschnitt 4 (inkl. Auskunft, Widerruf oder Löschung) geltend machen.

7.3 Kein Tracking der Newsletter-Nutzung

Die von uns eingesetzte Software für den Versand der Newsletter ist MailChimp des Unternehmens "The Rocket Science Group, LLC" mit Sitz in den USA. Auf die Möglichkeiten zum Tracking des Öffnungs- und Klickverhaltens verzichten wir zum Schutz Ihrer persönlichen Daten.

7.4 Weitergabe von Daten für den Newsletterversand

Die Daten zum Versand unserer Newsletter (Name, E-Mail-Adresse etc.) werden auf Basis eines Auftragsverarbeitervertrags nach Artikel 28 DSGVO an "The Rocket Science Group, LLC" - Betreiber der Plattform und des Programms MailChimp - mit Sitz in den USA weitergegeben. Zur Datenschutzerklärung  von MailChimp.

7.5 Ansprechpartner/innen im OeAD für Auskunft, Berichtigung und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Versand unserer Newsletter (auch An- und Abmeldung) können Sie selbst in unserem Abo-Service-Bereich hier eingeben oder ändern. Alternativ und für Anfragen zur Verarbeitung, um Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten senden Sie bitte eine E-Mail an adressen@oead.at.

7.6 Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 in Verbindung mit § 107 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a (Einwilligung) und Buchstabe e DSGVO (Wahrnehmung unseres gesetzlichen Auftrags zur Öffentlichkeitsarbeit in unserem Aufgabenbereich). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Newsletter-Service, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht. Sollten Sie nach der Registrierung Ihrer E-Mail-Adresse binnen einer Woche keine Angaben zu Name und gewünschten Services eintragen, wird Ihre E-Mail-Adresse wieder gelöscht.

8. Elektronische Kommunikation (Webinare, Web-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen), elektronische Umfragen

8.1  Anfragen per E-Mail

Anfragen per E-Mail an uns werden von unserem eigenen Mailserver entgegengenommen. Daten, die Sie uns per E-Mail uns bekanntgeben , geben wir ohne Ihre Einwilligung (außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen) nicht an Dritte weiter. Wir verwenden Sie lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Z 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

8.2 LogMeIn

Um Webinare und Videokonferenzen über das Internet durchführen zu können, nutzt der OeAD die Webinar-Software GoToWebinar und die Videokonferenzsoftware GoToMeeting des Anbieters "LogMeIn Inc.". Die Datenschutzerklärung von LogMeIn finden Sie hier. Die bei der Vorbereitung und Durchführung des Webinars bzw. der Videokonferenz anfallenden Daten werden auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Artikel 28 DSGVO von "LogMeIn Inc." (http://www.logmein.com) mit Sitz in Boston (Massachusetts) in den USA verarbeitet und gespeichert.

Für die Teilnahme am Webinar bzw. an der Videokonferenz ist beim Einstieg in die Webinar- bzw. Videokonferenz-Software lediglich die Angabe eines frei wählbaren Namens erforderlich. Ihr voller Name und weitere personenbezogenen Daten werden von uns während des Webinars bzw. der Videokonferenz nicht veröffentlicht, außer Sie geben diese Daten selbst freiwillig während des Webinars bekannt (z.B. über die Chat-Funktion oder das Mikrofon). Wenn Sie eine Frage über die Chat-Funktion oder das Mikrofon (Audioverbindung) stellen oder Ihre Kamera aktivieren, ist diese für alle Webinar-/Videokonferenz-Teilnehmer/innen und später auch für alle Personen, welche sich die Aufzeichnung des Webinars ansehen, sichtbar. Wenn Sie daher vertrauliche Anfragen haben oder in Ihrer Anfrage personenbezogene Daten Dritter verwenden, kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechperson beim OeAD telefonisch oder per E-Mail nach dem Webinar/der Videokonferenz.

Für die Durchführung des Webinars bzw. der Videokonferenz übermitteln wir die von Ihnen freiwillig bekanntgegebenen Daten einschließlich der Kommunikationsdaten (Uhrzeit und Datum der Kommunikation, die Nummern oder Benutzernamen, die Teil der Kommunikation sind) an LogMeIn, Inc.

Während des Webinars bzw. der Videokonferenz wird Ihr Benutzerverhalten aufgezeichnet, insbesondere wann Sie das Webinar bzw. die Videokonferenz betreten, ob und welche Fragen Sie via Chat oder Audioverbindung stellen, ob und wie Sie an Abstimmungen teilgenommen haben und wenn Sie Ihre Kamera aufdrehen sowie Ihre Telefonnummer, wenn Sie sich per Telefon einwählen.

Nach einem Webinar werden Sie gebeten, das Webinar zu bewerten und Ihr Feedback zu geben. Bitte beachten Sie, dass Ihre Rückmeldungen immer Ihrer Person zugeordnet werden können (d.h. nicht anonym erfolgen). Auswertungen werden selbstverständlich nur auf der Basis aggregierter, also anonymisierter Ergebnisse erstellt.

Der OeAD hat keinen Einfluss darauf, ob Teilnehmer Bildschirmabzüge anfertigen oder mit lokalen Mitteln, z.B. mit Bildschirmrekordern, den Verlauf des Zoom-Meetings aufzeichnen oder den Chat-Verlauf speichern.

Sämtliche Webinare des OeAD werden aufgezeichnet und nachher – je nach Webinar einem eingeschränkten Personenkreis oder unbeschränkt zugänglich, teilweise in geschnittener Fassung - veröffentlicht. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Wahl Ihres Benutzernamens beim Einstieg in die Webinar-Software. Die Aufzeichnungen werden für die Dauer der Relevanz des im Webinar behandelten Themas veröffentlicht, aufbewahrt und gespeichert. Videokonferenzen werden im Regelfall nicht aufgezeichnet. Falls doch eine Aufzeichnung erfolgen soll, werden Sie vor Beginn darauf hingewiesen bzw. Ihre Zustimmung eingeholt.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. e (im öffentlichen Interesse zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben der Programmabwicklung und Öffentlichkeitsarbeit gemäß OeAD-Gesetz), sowie lit. f (aufgrund unseres berechtigten Interesses, die Aufzeichnung des Webinars zur Informationsvermittlung auch anderen Personen zur Verfügung zu stellen) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Z 1, 4 und 7 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

8.3 Skype, Microsoft Teams (Office 365)

Kommunikationen im Internet und Webinare können auch mittels Skype, einem Dienst der Skype Communications S.à.r.l. – eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation, Redmond, WA, 98052-6399, USA – oder mittels Microsoft Teams, einem weiteren Videokonferenztool der Microsoft Corporation durchgeführt werden.

Die bei der Vorbereitung und Durchführung der Kommunikation anfallenden Daten einschließlich Daten zu den Skype-Kommunikationen (Uhrzeit und Datum der Kommunikation, die Nummern oder Benutzernamen, die Teil der Kommunikation sind) werden auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Artikel 28 DSGVO von der Microsoft Corporation in den USA verarbeitet und gespeichert. Bitte beachten Sie die entsprechenden Skype-Datenschutzhinweise: https://www.skype.com/de/legal/ bzw die entsprechenden Datenschutzhinweise von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de.

Für die Teilnahme an einer Online-Kommunikation ist beim Einstieg in die genannte Software lediglich die Angabe eines frei wählbaren Namens erforderlich. Ihr voller Name und weitere personenbezogenen Daten werden von uns während der Online-Kommunikation nicht veröffentlicht, außer Sie geben diese Daten selbst freiwillig (z.B. über die Chat-Funktion oder das Mikrofon). Wenn Sie eine Frage über die Chat-Funktion oder das Mikrofon (Audioverbindung) stellen oder Ihre Kamera aktivieren, ist diese für alle Teilnehmer/innen sichtbar. Wenn Sie daher vertrauliche Anfragen haben oder in Ihrer Anfrage personenbezogene Daten Dritter verwenden, kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechperson beim OeAD telefonisch oder per E-Mail.

Während der Online-Kommunikation wird Ihr Benutzerverhalten aufgezeichnet, insbesondere wann Sie diese betreten, ob und welche Fragen Sie via Chat oder Audioverbindung stellen, ob und wie Sie an Abstimmungen teilgenommen haben und wenn Sie Ihre Kamera aufdrehen sowie Ihre Telefonnummer, wenn Sie sich per Telefon einwählen.

Der OeAD hat keinen Einfluss darauf, ob Teilnehmer Bildschirmabzüge anfertigen oder mit lokalen Mitteln, z.B. mit Bildschirmrekordern, den Verlauf des Zoom-Meetings aufzeichnen oder den Chat-Verlauf speichern.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) sowie lit. e (im öffentlichen Interesse zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben der Programmabwicklung und Öffentlichkeitsarbeit gemäß OeAD-Gesetz) DSGVO. Ihre Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert.

8.4 Zoom

Der OeAD nutzt weiters das Videokommunikationstool „Zoom“, der Zoom Video Communications, Inc., mit Sitz in San José, Kalifornien in den USA, um eine erleichterte Kommunikation über Telefon- bzw Videokonferenzen und Online-Meetings sowie für Webinare zu ermöglichen. Dazu hat der OeAD mit Zoom Video Communications, Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von Zoom (https://zoom.us/de-de/privacy.html) zu entnehmen.

Bei Nutzung des Tools "Zoom" werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Benutzer/innen-Angaben: zumindest ein angegebener Name, ggf. auch Vorname, Nachname, E-Mail, Profilbild (optional), Telefon (optional), Abteilung (optional).
• Metadaten des Meetings: IP-Adressen der Teilnehmer/innen, Geräte- und Hardwareinformationen, Thema, Beschreibung (optional).
• Text-, Audio- und Videodaten: Texteingaben bei Nutzung der Chat-, Frage- oder Umfragefunktion, Mikrofon- und Kameradaten Ihres Geräts während des Meetings im Zuge der Audio- und Videowiedergabe.
• Bei Telefoneinwahl: Eingehende sowie ausgehende Rufnummer, Ländername, Beginn- und Endzeit, IP-Adresse, registrierte Dienstadresse, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse.

Sofern Sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen, werden die von Ihnen bekanntgegebenen Daten zur Vorbereitung, zur Übermittlung von Unterlagen, zur Durchführung, zur Dokumentation (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), sowie zur Dokumentation und zur Evaluierung verarbeitet und gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses gem. Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit der Teilnahme einem Zoom-Meeting erteilen Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung für den oben angeführten Zweck.

Falls Sie das Mikrofon oder die Kamera Ihres Endgeräts aktivieren bzw. eine Aktivierung durch den Gastgeber zulassen, werden ab diesem Zeitpunkt die damit aufgenommenen Audio- und Videodaten allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Der OeAD hat keinen Einfluss darauf, ob Teilnehmer Bildschirmabzüge anfertigen oder mit lokalen Mitteln, z.B. mit Bildschirmrekordern, den Verlauf des Zoom-Meetings aufzeichnen oder den Chat-Verlauf speichern.

Etwaige bei uns gespeicherte Daten werden für die Dauer von drei Jahren zu Dokumentationszwecken, zum Verbesserungsmanagement und zur Beantwortung von Folgeanfragen gespeichert. "Zoom" hält die personenbezogenen Daten solange wie es für den Zweck der Bereitstellung ihrer Dienste erforderlich ist und löscht die Daten spätestens mit Ende des bestehenden Vertrages, sofern gesetzlich kein längerer Vorhaltungszeitraum gefordert ist. Sie können Ihre eigenen Inhalte selbst löschen. Weitere Informationen zur Datenlöschung sind der Datenschutzerklärung von Zoom (https://zoom.us/de-de/privacy.html) zu entnehmen.

8.5 Umfragen

Die Teilnahme an Umfragen erfolgt freiwillig. Es werden vom OeAD keine personenbezogenen Daten ermittelt und keine personenbezogenen Nutzerprofile erstellt, es sei denn, Sie geben diese bei Teilnahme an einzelnen Umfragen freiwillig bekannt (wie z.B. E-Mail-Adresse, Namen, Telefonnummer, Interessen, etc.).

Zur Durchführung der Umfrage nutzt der OeAD ein Softwaretool der bestHeads Online Marketing GmbH, mit Sitz in Wien. Zur Datenschutzerklärung von bestHeads. Die bei Teilnahme an der Umfrage anfallenden Daten (IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie an der Umfrage teilnehmen, samt Datum und Zugriff der Teilnahme = Server-Log) werden von der bestHeads Online Marketing GmbH (https://www.bestheads.com/) für die Dauer von sechs Monaten auf den Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (ein Server-Backup liegt bei der cwd.at GmbH in Wien) zum Zweck der Hilfestellung bei auftretenden Fehlern sowie der Analyse von Fehlern und Sicherheitsbedenken gespeichert und nach diesem Zeitraum automatisch gelöscht (Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen).

Durch Teilnahme an der Umfrage werden vom OeAD Cookies gesetzt. Sie können diese in Ihren Browsereinstellungen jederzeit löschen.

Sobald Sie bei Teilnahme an der Umfrage personenbezogene Daten bekanntgeben, nehmen Sie zur Kenntnis, dass der OeAD diese zum Zwecke der Abwicklung sowie der Auswertung dieser Umfrage speichert und verarbeitet. Sämtliche Ihrer in der Umfrage gemachten Angaben werden vertraulich behandelt und vom OeAD gemäß DSGVO ausschließlich für den auf der Startseite angegebenen Zweck der Umfrage verarbeitet und benutzt. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte sowie eine Veröffentlichung der Angaben erfolgt ausnahmslos in anonymisierter Form.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Abwicklung und Auswertung der jeweiligen Umfrage.

9. Versand von Druckwerken

9.1 Bestellung von Druckwerken

Europass-Informationsbroschüren und Mappen, sowie andere gedruckte Informationsmaterialien des OeAD können kostenfrei unter Angabe der für den postalischen Versand nötigen personenbezogenen Daten bestellt werden. Mit der Bestellung willigen Sie ein, dass sämtliche von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich im Zuge des Informationsversands verarbeitet und gespeichert werden. Diese Daten werden nur an Versand- und Druckdienstleister zum Zwecke des postalischen Versands weitergegeben.Wenn Sie auf unserer Webseite Printprodukte bestellen und eine E-Mail Adresse angeben, kann diese Adresse durch uns für den Versand eines Newsletters bzw. Informationen zu eigenen, ähnlichen Produkten und Dienstleistungen verwendet werden.

9.2 Auftragsverarbeiter

Im Rahmen des Versands von Druckwerken beauftragen wir auch Postversanddienstleister, die im Zuge ihrer Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen können, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Auch diese Dienstleister wurden von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesen Dienstleistern ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähere Informationen zu den von uns beauftragten Dienstleistern können Sie unter datenschutz@oead.at erfragen.

9.3 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs. 3 TKG, des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung). Ihre Daten werden bei kompletter Abmeldung vom Abonnement der Druckwerke, bei Widerruf der Einwilligung und beim Antrag auf Löschung umgehend gelöscht.

10. Anmeldung zu Veranstaltungen

10.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Anfertigung von Fotos und/oder Videos zur Veröffentlichung

Ihre bei der Online-Anmeldung für Veranstaltungen angegebenen Daten werden zur Vorbereitung, zur Übermittlung von Veranstaltungsunterlagen, zur Durchführung der Veranstaltung, zur Dokumentation der Veranstaltung (insbes. mittels Listen der Teilnehmer/innen), ggf. zur Übermittlung von Vortragsunterlagen sowie zur Veranstaltungsdokumentation und zur Evaluierung der Veranstaltungen verarbeitet und gespeichert. Mit Ausnahme von Punkt 10.2 werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

Aufgrund der aktuellen COVID-19-Pandemie wird bis auf Weiteres – neben dem Namen, der Einrichtung, sowie der E-Mail-Adresse – zusätzlich die Telefonnummer bei der Online-Anmeldung (oder ggf. Vor-Ort-Registration) zu Veranstaltungen abgefragt, um im Falle einer COVID-19-Infektion eine rasche Verständigung der allenfalls betroffenen Personen sowie der zuständigen Behörde durchführen zu können. Die Verarbeitung der Telefonnummer erfolgt auf Basis des Art. 6. Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und diese wird ausschließlich zur allenfalls notwendigen Verständigung der betroffenen Personen und der zuständigen Behörde gespeichert bzw. notiert und 28 Tage nach der Veranstaltung gelöscht bzw. vernichtet.

Mit der Anmeldung nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir auf der Veranstaltung Fotos und/oder Videoaufnahmen zur Dokumentation der Veranstaltung anfertigen, welche - ohne Honoraranspruch Ihrerseits - in unseren Publikationen oder im Internet (auch auf unseren sozialen Medien) durch den OeAD veröffentlicht werden können.

10.2 Weitergabe von Daten an Referent/innen, andere Veranstaltungsteilnehmer/innen, Kooperationspartner und Auftraggeber

Im Sinne der optimalen inhaltlichen Vorbereitung der Referent/innen und - sofern es sich um Treffen zum Erfahrungsaustausch oder zur Vernetzung handelt - des fachlichen Austauschs der Teilnehmer/innen untereinander werden Name und Institution an die Referent/innen bzw. anderen Teilnehmer/innen (geschlossener Personenkreis) weitergegeben. Ebenso müssen diese Angaben, ergänzt um Ihre Unterschrift zur Bestätigung Ihrer Teilnahme, an unseren Eigentümer (Republik Österreich) und den jeweiligen Auftraggeber der Veranstaltung (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission) zum Nachweis über die Durchführung der Veranstaltung und deren Besuch übermittelt werden. Zur Vorbereitung und Abwicklung der Veranstaltung kann es auch erforderlich sein, die Teilnehmer/innenliste an Kooperationspartner, mit welchen die konkrete Veranstaltung gemäß Einladung abgewickelt wird, weiterzugeben.

10.3 Widerruf zur Zustimmung zur Nutzung von Fotos und Videos

Wenn Sie nicht auf zur Veröffentlichung bestimmten Fotos bzw. Videos, welche auf der Veranstaltung angefertigt werden, abgebildet sein wollen, teilen Sie dies bitte direkt auf der Veranstaltung dem Fotografen/der Fotografin bzw. dem Videoteam mit oder halten Sie sich in Bereichen auf, wo nicht fotografiert bzw. gefilmt wird.

Der Verwendung dieser Fotos und Videos kann auch später durch Nachricht an datenschutz@oead.at widerrufen werden. Unsere Veröffentlichung der betroffenen Fotos und Videos wird nach Eintreffen des Widerrufs eingestellt oder die betroffenen Fotos bzw. Videos werden nach Eintreffen des Widerrufs von uns so bearbeitet, sodass keine Identifizierung mehr möglich ist. Bis zum Zeitpunkt des Eintreffens des Widerrufs erfolgte Veröffentlichungen bleiben davon unberührt.

10.4 Rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des § 3 Abs. 2 Z 4, 7 und 10 OeAD-Gesetz sowie Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (unser berechtigtes Interesse zur Dokumentation der Veranstaltungen gegenüber Eigentümer und Auftraggebern sowie zur Durchführung der uns gesetzlich vorgeschriebenen Öffentlichkeitsarbeit). Die Daten werden zu Nachweis- und Kontrollzwecken gegenüber den die Veranstaltung finanzierenden Stellen (z.B. Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung; Europäische Kommission)und ihren Kontrollorganen (z.B. Rechnungshof) zehn Jahre ab Veranstaltungsende aufbewahrt und dann gelöscht.

11. Online-Service "Europass Mobilitätsnachweis"

11.1 Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten, Zweckbindung

Das gegenständliche Online-Tool bietet Entsendeorganisationen die Möglichkeit, einen "Europass Mobilitätsnachweis" für Teilnehmer/innen an Lernaufenthalten in Europa auszustellen. Dabei werden die im Zielland gemachten Erfahrungen und die dort erworbenen Kompetenzen mit Hilfe der Datenbank beschrieben. Durch die Bestätigung beider Organisationen und einen Datenabgleich mit dem OeAD über die Dauer der geförderten Mobilität erhält der Europass Mobilitätsnachweis seine Gültigkeit. Die von Ihnen in dieser Anwendung freiwillig bekannt gegebenen Daten werden ausschließlich für die Ausstellung der Europass Mobilitätsnachweise verwendet.

Wenn Sie dieses Online-Tool besuchen, verzeichnet unser Web-Server zum Zwecke der Systemsicherheit und zur Nachvollziehbarkeit von Fehlern 3 Monate den Domain-Namen oder die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf dieses Tool zugreifen, sowie das Zugriffsdatum, die Dateianfrage des Client (Dateiname und URL), den http-Antwort-Code und die Website, von der aus Sie uns besuchen und die Anzahl der im Rahmen der Verbindung transferierten Bytes. Es werden auf der Website des Online-Tools keine Cookies gesetzt.

Für die Erstellung des Europass Mobilitätsnachweises ist eine Online-Anmeldung nötig. Die hier erfragten personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Anmeldung, Passerstellung und Programmdurchführung auf Servern unseres Providers gespeichert. Die Daten der Europass antragstellenden Einrichtung (nicht die der eigentlichen Europass Empfänger) werden statistisch ausgewertet.

Die antragstellende Einrichtung ist verpflichtet, vor Übermittlung von personenbezogenen Daten der Europass Empfänger/innen (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Angaben zu Dauer, Ziel und Zwecken des Auslandsaufenthalts) an den OeAD deren Einwilligung zur Übermittlung der Daten an den OeAD und die Gastinstitution zum Zwecke der Ausstellung eines Europass Mobilitätsnachweises einzuholen. Die Europass Empfänger/innen sind dabei auf die gegenständliche Datenschutzerklärung hinzuweisen, unter anderem wie sie ihre Rechte nach DSGVO gegenüber dem OeAD geltend machen können.

Daneben besteht auch zusätzlich die Möglichkeit, dass Europass Empfänger/innen freiwillig selbst ihre Daten eingeben und nach Bestätigung durch die Gastorganisation und den OeAD einen Europass Mobilitätsnachweis erhalten.

Als registrierter Antragsteller können Sie sich jederzeit einloggen und ihren eigenen Angaben und die Angaben der durch Sie erstellten Europass Mobilitätsnachweise ändern. Sollten Sie länger als 15 Minuten eingeloggt sein, ohne eine Eingabe oder Aktion durchzuführen, meldet Sie das System automatisch ab und Sie werden aufgefordert, sich erneut einzuloggen.

Auch die Europass Empfänger/innen können sich einloggen, um ihre Daten einzusehen und gegebenenfalls zu ändern. Um Ihnen den Europass Mobilitätsnachweis als pdf-Dokument zur Verfügung zu stellen, wird das Dokument auf dem Server unseres Dienstleisters erzeugt und dann über das https-Protokoll an Ihren Client übertragen. Die erzeugten Dokumente werden jede Nacht automatisch vom Server gelöscht und bei der nächsten Anforderung durch Sie wieder neu erzeugt.

11.2 Weitergabe an Dritte

Die erfassten Daten werden lediglich von Mitarbeiter/innen des OeAD, welche zur Datenverschwiegenheit verpflichtet wurden, in bestimmten Fällen überprüft, um die Einhaltung der EU-Richtlinien für die Ausgabe des Europass Mobilitätsnachweises zu gewährleisten. Eine Weitergabe der Daten (sowohl Ihrer Daten als auch der personenbezogenen Daten der Empfänger/innen) an Dritte (wie z.B. Europäische Kommission) erfolgt nicht.

11.3 Ansprechpartner/innen für Auskunft, Berichtigung, Widerruf oder Löschung

Wenn Sie Auskunft über Ihre gespeicherten Daten haben möchten, Ihre Daten berichtigen wollen (sofern Sie dies nicht selbst im Online-Tool vornehmen können) oder eine gänzliche Löschung Ihrer Daten wünschen, senden Sie bitte ein E-Mail an mobilitaetsnachweis@oead.at. Alternativ können Sie sich auch an den Datenschutzbeauftragten der OeAD-GmbH unter datenschutz@oead.at wenden.

11.4 Rechtliche Grundlagen, Aufbewahrungsdauer

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikel 6 Absatz 1 lit a DSGVO (Ihre Einwilligung bzw. Einwilligung der Europass Empfänger/innen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten) sowie lit f (Verarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses Ihrer Einrichtung und des Teilnehmers/der Teilnehmerin an der Ausstellung eines anerkannten Europass Mobilitätsnachweises) und der Entschlusses Nr. 2018/646 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. April 2018. Die erfassten Daten werden prinzipiell für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt, um auf Wunsch auch später nochmals Europass Mobilitätsnachweise erzeugen zu können, und danach automatisch gelöscht. Auf Wunsch können die individuellen Daten auch früher gelöscht werden - siehe Abschnitt 4.